Google Docs es la referencia, pero de lo que hablamos es de documentos en la nube, de trabajo colaborativo, de elevar la ofimática por encima del PC… Y ONLYOFFICE DocSpace es exactamente eso: una plataforma desde la que desplegar tu propia oficina en línea, ya sea en un servidor propio, o utilizando la infraestructura de ONLYOFFICE, algo a disposición de cualquier tipo de usuario, doméstico o profesional.
Es algo que casi nunca mencionamos cuando hablamos de ONLYOFFICE, pero dentro de la oferta de la compañía, además ONLYOFFICE Docs, el core de la suite en la nube, o de ONLYOFFICE Desktop Editors, las aplicaciones de escritorio, existe ONLYOFFICE DocSpace, una alternativa a lo que entendemos como Google Docs que funciona tanto on-premises, como abriendo una cuenta para utilizarlo desde el navegador.
Google Docs es una de esas herramientas que casi todo el mundo conoce y muchos utilizan, pero ni es la única de su clase ni hay que complicarse demasiado para probar una alternativa. ONLYOFFICE DocSpace ofrece procesador de textos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y edición de PDF en el navegador, además de almacenamiento y funciones de colaboración. Todo ello con una cuenta gratuita que se crea en unos minutos.
Conviene aclarar desde el principio que DocSpace no es un clon exacto de Google Docs. Se parece más a la combinación de Google Drive y sus aplicaciones ofimáticas, con una organización basada en «salas» que cobra sentido al compartir documentos con otras personas. Para un usuario doméstico puede servir simplemente como oficina en línea y almacén personal; para un grupo, una asociación o una empresa, como plataforma de trabajo colaborativo.
Otra diferencia importante es que detrás del servicio hay software de código abierto que se puede instalar en un servidor propio. Por no mencionar la integración con los editores para el escritorio. Pero comencemos por lo fácil: abrir una cuenta, entrar y crear el primer documento.
ONLYOFFICE DocSpace como servicio
El punto de entrada es el plan Startup de DocSpace Cloud. Es gratuito y admite hasta tres administradores, usuarios e invitados sin límite, un máximo de doce salas y 2 GB de almacenamiento para todo el espacio. Esta última cifra es su principal restricción para un uso personal intensivo: da de sobra para trabajar con documentos ofimáticos, pero no convierte a DocSpace en un sustituto general de Google Drive para guardar grandes colecciones de fotografías o vídeos.
Los «usuarios» son miembros que pueden crear y editar archivos en las salas a las que tengan acceso; los «invitados» solo entran en las salas a las que se les invita y dependen de los permisos recibidos. Los administradores, por su parte, pueden crear y gestionar salas. El propietario de la cuenta conserva el control general del espacio.
Con esos límites, el plan gratuito es suficiente para probar el servicio con calma, utilizarlo en solitario o colaborar en proyectos pequeños. Incluye las aplicaciones esenciales, la edición simultánea, comentarios, revisión de cambios, historial de versiones y diferentes permisos para compartir contenido. Lo que deja para los planes de pago son, entre otras cosas, más almacenamiento, salas ilimitadas, personalización, inicio de sesión único, copias de seguridad automáticas, registros de acceso y soporte profesional.
Pero muchas otras cosas están disponibles para todos los usuarios, como los complementos, con los que ampliar la funcionalidad de serie de la suite ofimática, o la integración de modelos de IA para realizar una variedad de tareas en documentos. De hecho, ONLYOFFICE DocSpace 3.7 trajo, entre otras novedades, nuevos proveedores de IA, así como la capacidad de ejecutar agentes para trabajar con salas y archivos.
Cómo crear una cuenta paso a paso
El proceso comienza en la página de registro de ONLYOFFICE DocSpace. Una vez hecho, se genera automáticamente el nombre del espacio, el usuario y una contraseña inicial. Al entrar por primera vez, sigue el enlace que se te proporcionará para revisar el perfil y establecer tu propia contraseña. La instrucción para cambiarla vuelve a llegar por correo.
Antes de empezar a trabajar merece la pena abrir la configuración, y en el aparatado de personalización, comprobar el idioma y la zona horaria. Así aparecerán correctamente tanto la interfaz como las fechas de actividad y las notificaciones. Algunas opciones de personalización, como cambiar el nombre del espacio, están reservadas al plan de pago.
Tu primer documento y cómo compartirlo
La sección «Mis documentos» funciona como el espacio personal. Desde el botón «Acciones» puedes crear un documento de texto, una hoja de cálculo, una presentación o un formulario PDF, además de organizar el contenido en carpetas y subir archivos que ya tengas en el equipo. La interfaz de los editores resultará familiar a cualquiera que haya usado una suite ofimática tradicional y su punto fuerte es la compatibilidad con los formatos de Microsoft Office, en particular DOCX, XLSX y PPTX.
El trabajo se guarda en la nube y es posible acceder desde el navegador, pero no es la única opción. ONLYOFFICE ofrece aplicaciones móviles y los mencionados editores de escritorio para Linux, Windows y macOS que se pueden conectar (en «Ajustes > Nubes») con DocSpace, una posibilidad interesante para editar también sin conexión y mantener el mismo entorno de trabajo.
Para compartir un archivo concreto, abre su menú contextual y entra en «Compartir > Gestionar enlaces». Puedes crear un enlace para cualquiera que lo reciba o limitarlo a usuarios de DocSpace, así como conceder permiso de edición, revisión, comentario o solo lectura, dependiendo del tipo de archivo. También es posible poner fecha de caducidad y contraseña al enlace, o impedir la descarga, la impresión y la copia del contenido.
Sin embargo, las salas son el elemento que distingue al servicio. Ve a «Salas», pulsa «Nueva sala», elige el tipo, dale un nombre y añade los participantes. Para empezar, lo normal es escoger una sala de colaboración, preparada para editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones entre varias personas. Un participante puede entrar como gestor, creador de contenido, editor o simple lector, de modo que no todos necesitan tener las mismas capacidades.
Hay más opciones: las salas personalizadas permiten afinar los permisos; las públicas facilitan compartir contenido mediante un enlace, incluso con personas sin cuenta; las de formularios sirven para recopilar respuestas; y las salas de datos virtuales añaden medidas como marcas de agua y restricciones de copia o descarga para información sensible. Son posibilidades más orientadas al trabajo profesional, pero están ahí desde el principio.
En la edición colaborativa se puede trabajar en tiempo real, dejar comentarios, revisar cambios, comunicarse mediante chat o llamadas y recuperar versiones anteriores. DocSpace también admite PDF, archivos Markdown, libros electrónicos, imágenes y contenido multimedia, aunque no todos esos formatos se editan de la misma manera. Las funciones de inteligencia artificial son opcionales y requieren conectar un proveedor compatible.
Cómo crecer: nube profesional o servidor propio
Si el espacio gratuito se queda pequeño, la transición más sencilla es el plan Business de DocSpace Cloud. Se paga por administrador, mientras que los usuarios e invitados continúan siendo ilimitados, y suma salas sin límite, 250 GB por administrador, dominio y marca propios, SSO, copias de seguridad y recuperación, historial de accesos y acciones, integraciones con servicios de terceros y soporte profesional. La administración técnica sigue en manos de ONLYOFFICE, por lo que la empresa no necesita mantener servidores ni ocuparse de las actualizaciones.
La otra vía es el despliegue on-premises. ONLYOFFICE DocSpace Community es gratuito, está publicado bajo la licencia AGPLv3 y se puede instalar en un servidor Linux mediante paquetes DEB o RPM, o con Docker; también existe una versión para Windows Server. Su última versión añadió imágenes de Docker para ARM64, además de una instalación ligera de un solo contenedor destinada a pruebas, mientras que para producción se recomienda el despliegue completo.
Para organizaciones que necesitan ese control sin renunciar a soporte y escalabilidad está DocSpace Enterprise. Su licencia se calcula por conexiones simultáneas, permite un número ilimitado de administradores, usuarios, invitados y salas, contempla despliegues multiservidor y ofrece soporte profesional con diferentes niveles de servicio. Puede instalarse con Docker, en Linux o Windows, además de desplegarse mediante una imagen para Amazon Web Services.
En resumen, el recorrido está bien planteado: una persona puede empezar gratis, aprender a trabajar con documentos y salas y, si el uso crece, pasar a un servicio administrado con más capacidad o llevarse la plataforma a su propia infraestructura.
