Con ONLYOFFICE Docs 10 llegaron novedades para los editores de la suite ofimática, pero también un cambio en la plataforma que los acompaña. Lo mencionamos entonces y merece detenerse en ello: ONLYOFFICE DocSpace da paso a una propuesta de aplicaciones modulares, con almacenamiento, salas de colaboración, formularios y agentes de inteligencia artificial organizados en componentes que se pueden combinar según las necesidades.
Hace un par de meses dedicamos una guía a dar los primeros pasos con ONLYOFFICE DocSpace, una plataforma para trabajar con documentos desde el navegador, guardarlos y compartirlos, tanto en la nube de la compañía como en un servidor propio. Su elemento más característico eran las salas, espacios con distintos permisos y funciones para colaborar con otras personas. Pues bien, esa base explica buena parte de lo que ahora encontramos en Apps.
De una plataforma a cuatro aplicaciones
Según explica la compañía en el anuncio del cambio de DocSpace a Apps, las funciones se reparten entre Files, Rooms, Forms y AI Agents. El planteamiento consiste en utilizar los editores como base y ampliarlos con las aplicaciones que hagan falta, en lugar de presentar todas esas capacidades dentro de un único espacio. Almacenamiento, colaboración, recogida de datos y automatización pasan así a tener una identidad propia dentro del conjunto.
Las cuatro aplicaciones se ofrecen como software gratuito bajo la licencia AGPLv3, como parte de la propuesta ONLYOFFICE Docs + Apps.
Files y Rooms: documentos personales y trabajo compartido
Files es el punto de partida para gestionar los documentos. Permite subir archivos, organizarlos en carpetas y compartirlos mediante enlaces públicos o restringidos, con permisos de lectura, comentario, revisión o edición. Es el componente más próximo a lo que esperamos de un almacén de documentos en la nube, conectado con los editores para trabajar sobre su contenido.
El espacio personal mantiene los archivos privados hasta que se decida compartirlos. Cuando un proyecto necesita una organización más definida, los documentos seleccionados se pueden trasladar a Rooms. Files también incorpora asistencia de IA para localizar archivos por tema o tamaño, detectar duplicados y proponer una limpieza.
Rooms conserva la organización por salas de DocSpace, con espacios preparados para diferentes formas de colaboración. Las salas de colaboración facilitan la edición conjunta en tiempo real; las públicas sirven para compartir contenido con personas ajenas a la organización; las salas de datos virtuales se orientan a documentación sensible; y las personalizadas permiten ajustar el entorno al trabajo que se vaya a realizar.
La diferencia práctica está en cómo se organiza el acceso: Files permite compartir documentos concretos, mientras que Rooms reúne archivos y participantes bajo unas reglas comunes. Para un equipo que trabaja habitualmente con la misma documentación, la sala proporciona ese contexto compartido y sus correspondientes permisos.
Forms: del formulario a las respuestas
Forms reúne el proceso de creación, distribución y recogida de formularios PDF rellenables. Cuenta con un creador integrado y permite compartirlos con usuarios internos o participantes externos, recopilar los envíos y comprobar qué formularios están completados o pendientes.
Su utilidad se entiende bien en solicitudes, inscripciones o cualquier procedimiento que obligue a recoger la misma información de varias personas. Las respuestas permanecen vinculadas a sus formularios de origen y los datos se pueden exportar a XLSX o guardar en una base de datos para seguir trabajando con ellos.
A ello se añade la asistencia de IA para resumir los formularios recibidos, extraer información y consultar su contenido. El alcance de la aplicación abarca, por tanto, desde la preparación del formulario hasta el tratamiento de las respuestas.
AI Agents: automatización más allá del editor
La cuarta aplicación, AI Agents, permite crear agentes para ejecutar tareas y automatizar procesos que afectan al espacio de trabajo. Aquí conviene distinguir su cometido del de las herramientas de IA integradas en los editores: estas ayudan a redactar, resumir, traducir o aplicar formato dentro de un archivo; los agentes pueden encadenar operaciones y trabajar con las distintas aplicaciones.
Entre sus capacidades figuran la búsqueda en la web, el uso de bases de conocimiento internas y la conexión con herramientas externas mediante MCP. En los despliegues en servidor propio se pueden conectar distintos proveedores y modelos locales.
Los agentes disponen de una sección propia y el chat de IA se extiende a todas las aplicaciones. Sus bases de conocimiento admiten documentos ofimáticos, PDF y archivos como TXT, Markdown, JSON o CSV. En ONLYOFFICE Cloud, la IA es opcional y se utiliza mediante el servicio de ONLYOFFICE, con pago por consumo a través del monedero de la cuenta. Desde la versión 10, dejan de estar disponibles las claves API propias configuradas anteriormente.
Qué ocurre con las cuentas de DocSpace
Para las cuentas existentes de DocSpace, la transición a la estructura de Apps es automática, según ONLYOFFICE, sin que tengan que realizar ninguna acción. En el servicio en la nube, todas las aplicaciones están activadas por defecto; en los despliegues en servidor hay un proceso de instalación.
Se mantienen las dos vías para empezar: abrir una cuenta gratuita en la nube o descargar las versiones para servidor propio. La elección depende de si se prefiere utilizar la infraestructura de ONLYOFFICE o administrar el entorno por cuenta propia. El anuncio de ONLYOFFICE Docs 10 recoge ambos puntos de entrada.
