Los tiempos cambian, la suite ofimática no: sota, caballo y rey, o lo que es lo mismo, procesador de texto, hojas de cálculo y presentaciones, es lo que todo usuario espera encontrar en un paquete de aplicaciones de este tipo. Lo demás es accesorio, aunque depende de la solución a la que nos refiramos, se destacan unas utilidades u otras. En el caso de ONLYOFFICE, completa el conjunto el editor PDF, una herramienta que ha ido ganando enteros con cada versión.
Hace casi tres años que ONLYOFFICE introdujo su editor PDF como un editor propio de la suite, más allá de facilitar pequeñas ediciones con el procesador de texto. Pero ha llovido mucho desde entonces y hoy ya no estamos ante un simple complemento: el editor PDF de ONLYOFFICE, valga la redundancia, permite editar, pero también anotar, reorganizar, crear formularios, firmar y protege documentos. Todo ello dentro de una propuesta gratuita, multiplataforma y de código abierto.
¿Trabajas habitualmente con documentos PDF y buscas una herramienta potente, pero sobre todo accesible para editar? A continuación desgranamos las capacidades de ONLYOFFICE PDF Editor, que podrás encontrar tanto en ONLYOFFICE Docs como en ONLYOFFICE Desktop Editors, la suite ofimática de escritorio.
ONLYOFFICE PDF Editor, en dos palabras
Aunque en el mercado hay aplicaciones especializadas en la creación y edición de documentos PDF, según los requisitos que se tengan, la variedad mengua al extremo. Pongamos como ejemplo a ONLYOFFICE PDF Editor: es una aplicación multiplataforma (Linux, Mac, Windows), es gratuita, de código abierto, bastante potente —y no deja de mejorar con cada versión— y muy accesible. No hay muchas alternativas con las que compararla.
De hecho, hace poco publicaban en el blog de ONLYOFFICE un artículo en el que recogían los mejores editores de PDF para Linux que puedes probar en 2026 y, aunque no están todos los que son —quizás por eso se refieren a los mejores—, sí son todos los que están y, con la excepción de herramientas avanzadas como Scribus, solo LibreOffice se le acerca. El artículo barre para casa, es cierto, pero una cosa no quita la otra.
Mientras que LibreOffice es muy potente en otros aspectos, delega la edición de PDF en Draw, la aplicación de dibujo vectorial. LibreOffice Draw cumple en ediciones superficiales, pero no es una aplicación cuya interfaz o funciones estén preparadas de manera específica para editar documentos PDF.
Así las cosas, puede sonar incluso ridículo decir que «editor PDF» son las dos palabras que definen a ONLYOFFICE PDF Editor, pero es tal cual: editar un documento PDF es prácticamente lo mismo que editar un documento de texto corriente, facilitando así una tarea que no tendría por qué ser diferente: solo una categoría del menú y algunas opciones sueltas, distinguen al editor de texto del editor PDF en ONLYOFFICE.
Edición, lectura y revisión
ONLYOFFICE PDF Editor permite modificar texto existente con bastante libertad: cambiar tipo y tamaño de fuente, ajustar los márgenes del bloque de contenido o retocar la alineación y el espaciado de párrafo. También es posible añadir nuevos cuadros de texto con sus propias opciones de formato, por lo que no se limita a corregir errores puntuales, sino que facilita rehacer partes concretas del documento sin necesidad de recurrir al archivo original.
A ello se suma una mecánica de arrastrar y soltar que agiliza el trabajo. Los cuadros de texto se pueden mover con facilidad por la página y lo mismo ocurre con las imágenes, que se insertan y recolocan de manera directa. En cuanto a la lectura, incluye lo esencial: control de zoom y distintos modos de visualización, incluidos temas claros y oscuros de alto contraste.
Donde también responde bien es en la revisión, ya que desde la pestaña de comentarios se pueden añadir notas, resaltar texto, aplicar tachado o utilizar herramientas de dibujo, funciones clave cuando el PDF forma parte de un proceso de revisión y aprobación y no se limita a la simple consulta.
Reorganizar, crear formularios y firmar
ONLYOFFICE PDF Editor permite asimismo reorganizar el documento a través de miniaturas de página. No se trata solo de editar el contenido, sino de poder cambiar el orden de las páginas con facilidad sin salir de la propia aplicación.
Otro de los puntos fuertes del editor es la creación de formularios PDF: la herramienta ofrece soporte para cuadros de texto, listas desplegables, casillas de verificación, imágenes y campos de firma, cubriendo así uno de los usos más habituales de este formato.
En este apartado, ONLYOFFICE Docs 9.3 introdujo recientemente mejoras relevantes, ampliando las opciones de firma en formularios PDF: a la carga de imagen se suman la firma escrita con una fuente de aspecto profesional y el dibujo directo con ratón o pantalla táctil. Además, ONLYOFFICE Docs Enterprise permite cargar certificados digitales para aplicar firmas de confianza.
Seguridad, fuentes, historial y redacción
Las mejoras recientes no se quedan ahí. ONLYOFFICE PDF Editor permite abrir y editar PDF protegidos con contraseña, mantener activos los enlaces incluso en modo de comentarios, consultar el historial de versiones y editar las fuentes integradas en el propio archivo.
A esto se suman funciones como la redacción de texto sensible desde el panel de herramientas, opciones de impresión por página y campos ajustables en tablas al crear formularios, lo que deja claro que la propuesta va más allá del clásico «rellena y firma». Todo ello, además, con opciones de protección mediante contraseña para restringir el acceso a documentos sensibles.
Otro rasgo interesante es su sistema de plugins, que permite ampliar funciones según las necesidades de cada usuario. Entre ellos destacan herramientas basadas en IA para tareas asistidas, con la posibilidad de integrar distintos asistentes para agilizar el trabajo, así como el soporte de OCR, especialmente relevante en el contexto del PDF: permite extraer texto de documentos escaneados sin tener que reescribirlo manualmente, mejorando así la usabilidad en este tipo de archivos.
Este enfoque encaja con la filosofía del producto: ofrecer una base sólida y dejar que cada cual añada lo que necesite. Así, el editor se adapta tanto a tareas básicas de edición como a flujos más complejos.
Una API para escalar
La nueva API PDF de ONLYOFFICE está orientada a desarrolladores y servicios que necesitan automatizar procesos con documentos. Permite interactuar con archivos PDF por programación, incluyendo soporte de macros, para generar, editar, convertir o firmar documentos sin intervención manual constante.
En la práctica, la API facilita tareas como crear facturas o contratos, convertir archivos, extraer contenido, rellenar formularios o integrar firmas dentro de flujos documentales más amplios, incluso a gran escala.
Además, ofrece funciones específicas como eliminar anotaciones según criterios, borrar elementos gráficos o aplicar marcas de agua, con métodos para gestionar páginas, objetos y contenido del documento. No es una característica pensada para el usuario común, pero amplía el alcance del editor hacia escenarios de automatización y uso profesional.
Un editor PDF cada vez más serio
La conclusión es bastante clara: ONLYOFFICE PDF Editor ha dejado de ser un secundario de la suite para convertirse en una herramienta con entidad propia. Tiene edición real, anotación, organización de páginas, creación de formularios, firma, protección, extensiones y ahora también una vertiente técnica orientada a la automatización.
Todavía tiene margen de mejora, por ejemplo, con todo lo relativo a las funciones de lectura más avanzadas. Pero como decíamos, de un tiempo a esta parte la compañía no deja de pulir el producto, por lo que solo cabe esperar que todo vaya llegando. Mientras tanto, el común de los usuarios encontrará aquí una herramienta útil y muy recomendable.
Cualquier interesado en probar el editor PDF de ONLYOFFICE lo tiene tan sencillo como descargar ONLYOFFICE Desktop Editors (está disponible en Flathub y la Snap Store, con paquetes mantenidos por el propio proyecto). No tiene pérdida.
